De Dag van een Dagvoorzitter – Annemarie van Campen

Annemarie van Campen - fotograaf Gerhard Taatgen - high-res-689

In deze rubriek maken wij nader kennis met één van onze dagvoorzitters! Een dagvoorzitter zorgt ervoor dat een evenement vlekkeloos verloopt. Hij/zij zorgt voor interactie met de zaal, voor de verbinding tussen de sprekers en voor een rode draad in het geheel! Vandaag voelen wij huysgenoot Annemarie van Campen over de ins en outs van een dagvoorzitterschap! 

Met wie hebben wij het genoegen?
Annemarie van Campen. Dagvoorzitter, presentator en daarnaast ook projectmanager van digitaliseringstrajecten.

Hoeveel events heb jij +/- mogen voorzitten? 
Poeh, ik loop al een aantal jaar mee, dus dat zijn er echt tientallen geweest. Veel events die ik begeleid hebben een link met technologie en ICT. Vaak een mannenwereld, het is leuk om als vrouw de leiding te nemen in het programma. Maar een totaal ander onderwerp komt net zo vaak voor. Zo stond ik vorige week nog in Almere, om de eerste aanplant van de Floriade te presenteren.

Hoe pak jij de voorbereiding voor een evenement aan?
Als eerste geldt natuurlijk dat samen met de organisatie het programma vorm krijgt. We kijken naar het doel van de dag (wat neemt men ’s avonds mee naar huis?) en hoe we daar de beste invulling aan geven. Heel vaak betekent dit dat we schuiven in het conceptprogramma, ik denk daar graag over mee. Ik verdiep me zelf goed in de inhoud. Als ik op het podium sta en in gesprek ga met de sprekers en het publiek, wil ik de ins en outs weten van het onderwerp. Pas dan kan je de juiste vragen stellen en doorvragen waar dat nodig is. Ik probeer als dagvoorzitter aan de ene kant onderdeel van het publiek te zijn en aan de andere kant degene op het podium te helpen om contact te leggen met de zaal. Je hebt een verbindende rol. Waar mogelijk, leg ik van tevoren contact met de sprekers. Ik wil in hun woorden horen wat ze kwijt willen. Daarbij help ik soms in het structureren van een verhaal, zodat het goed aansluit bij het doel van de dag.  Ook komen de praktische zaken om de hoek kijken, zoals de aanwezige techniek en de opbouw van de zaal. Daardoor weet ik hoeveel ruimte ik heb om rond te lopen: het liefst zoveel mogelijk. Als de inhoud, vorm en locatie helemaal duidelijk zijn, wordt het een kwestie van teksten structureren en doorlopen. Ik schrijf het vaak eerst uit, maar uiteindelijk blijven daar op  het podium maar een paar kaartjes met handgeschreven krabbels van over. Als ik maar kan lezen wat er staat. Ik zorg er tijdens de dag altijd voor dat ik een pen en lege kaartjes bij de hand heb, om ideeën en gedachten snel op te schrijven. Wat op het podium precies gebeurt, is dus nooit 100% van tevoren bedacht. Dat maakt het zo leuk én het biedt alle ruimte om waar nodig te improviseren.

Wat doe jij voordat jij podium op gaat?
Ik drentel wat heen en weer, bemoei me met de praktische dingen (doen alle presentaties het echt, weten de sprekers waar ze wanneer moeten zijn, staat de koffie klaar als ik dat straks roep), loop nogmaals mijn kaarten door en ik zoek vaak even een rustige plek op om ‘op te laden’.

Wat vind jij de beste indeling van een programma?
Dat is lastig. Er is niet één programma-indeling. Dat ligt helemaal aan het doel en de inhoud van de dag. Wat altijd belangrijk is, is ruimte voor interactie. Een onderuitzak-zaal, in het donker, kijkend naar pratende hoofden op een podium werkt niet. Dit is een garantie voor gapende bezoekers. Een goed programma is levendig en het activeert. Dat betekent niet dat we geforceerde gymnastiekoefeningen gaan doen tussendoor, maar wel dat we in gesprek gaan. Het publiek is onderdeel van wat op het podium gebeurt. Dat houdt je publiek alert.

Wat is voor jou persoonlijk het doel op zo een dag? 
Ik ben tevreden als de deelnemers met energie naar huis gaan. Door het programma, door de mensen die ze gesproken hebben, door iets nieuws wat ze meenemen.

Welke interactieve tool gebruik jij het liefst? 
Ik gebruik ze eerlijk gezegd niet zo vaak. Het kan een heel leuk onderdeel zijn, mits het opnieuw bijdraagt aan het doel van de dag. Een voorbeeld daarvan is een tooltje of app waarmee mensen actief meepraten tijdens een discussie. Het geeft een leuk effect wanneer ik als dagvoorzitter naar iemand toe kan rennen met een microfoon, nadat een bepaald berichtje is binnengekomen. Daar zie je weer de verbindende factor, je moet voorkomen dat iedereen alleen maar stil naar een schermpje zit te kijken. De tool moet aanleiding geven voor iets ‘tastbaars’. De Catchbox blijft ook een fijn ding, een microfoon in een zachte ‘knuffelkubus’ die je het publiek in kunt gooien. Werkt vooral bij een jong publiek heel leuk. De interactie fleurt er van op. Ik heb meegemaakt dat een wat timide publiek opleefde van het ding, de handen gingen ineens wél omhoog. Zelfs van de jongen die eigenlijk geen vraag had, maar de Catchbox “gewoon ook even wilde vasthouden”.

Hoe ‘deal’ jij met lastige vragen uit de zaal? 
Met lastige vragen bedoel je vast gevoelige vragen of kritiek? Daar moet ruimte voor zijn, ik raad niemand aan iets direct af te kappen want blijkbaar leeft het. Aan de sfeer merk je of het publiek als geheel een bepaalde emotie heeft, of dat het een enkel ‘lastig’ individu is. Geef in het eerste geval de ruimte om te uiten maar wees strikt en spreek spelregels af die gelden voor alle partijen in een discussie. Het is arbeidsintensief, maar als dagvoorzitter heb en houd je de regie in zo’n situatie. Dat is je rol. Dat doe je bijvoorbeeld door iets simpel als nooit de microfoon weggeven. Ik bepaal wie aan het woord is. Als het om één vervelende deelnemer gaat, dan probeer ik op elegante wijze de aandacht weer op het gedeelde programma te richten. Dat lukt bijvoorbeeld door iemand anders een verwante vraag te stellen, of een reactie te vragen. Blijft iemand aandringen, dan is het een kwestie van doorvragen, doorvragen en doorvragen tot alles er uit is en er voor die persoon in feite niets meer overblijft om het nog over te hebben. Zijn zegje is dan gedaan, daar was een moment de ruimte voor.

Wat vindt jij het leukste moment op zo een dag? 
Het moment vlak na het welkomstwoord, mijn eerste ‘kunstje’ op het podium. De kop is er dan af, je krijgt een beetje gevoel bij de zaal en het begint te lopen.

Blijf jij altijd hangen voor de borrel? 
Ik blijf eigenlijk altijd even hangen, het is voor mij ook een gelegenheid om weer kort bij elkaar te komen. Iedereen die betrokken is bij zo’n dag loopt de hele tijd te rennen, de borrel is een uitblaasmoment. Het zit er op. Dat mag je samen vieren.

Lees meer over huysgenoot Annemarie van Campen!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

 

Voorgestelde posts